ПРАЋЕЊЕ РЕАЛИЗАЦИЈЕ ПРОЈЕКТА

Европски / међународни пројекти

ПОЧЕТАК РЕАЛИЗАЦИЈЕ

CA – Consortium Agreement
Већина ЕУ пројеката предвиђа више од једног партнера. У том случају, потребно је пре или на самом почетку реализације пројектних активности потписати CA који ће регулисати права и обавезе свих партнера на пројекту. Темплејт који користи већина наших ЕУ партнера, као и наш Институт на пројектима на којима учествује, налази се на сајту https://www.desca-agreement.eu/desca-model-consortium-agreement/ .

Пројектни тим

"The general rule applicable to Horizon Europe projects is that beneficiaries must have the appropriate resources to implement the action. However, if necessary to implement the action, beneficiaries may use in-kind contributions, including seconded personnel provided by third parties, subject to the rules in Article 9 of the MGA."

Ово значи и да све особе које учествују на пројекту, односно на која се троше средства из одобреног гранта, морају имати потписан неки вид уговора о раду са Институтом за физику.

На пројектима углавном учествује више од једног истраживача, те је потребно оформити Пројектни тим и донети званичну Одлуку о томе на језику координатора пројекта (на српском језику уколико је ИФ координатор) са дефинисаним улогама сваког члана пројектног тима. Модел Одлуке налази се у делу Корисна документа, као и на овом линку. Уколико у тиму учествују и истраживачи других институција, они се такође наводе у Одлуци о формирању Пројектног тима, са назнаком из које институције долазе и која је њихова улога у пројекту који се спроводи.

Достављање GA надлежним службама ИФ

На самом почетку реализације пројекта потребно је доставити GA следећим службама:
o Одељењу за пројекте и сарадњу projekti@ipb.ac.rs
o Одељење за финансијске и рачуноводствене послове racunovodstvo@ipb.ac.rs
o Одељењу јавних набавки javnenabavke@ipb.ac.rs
како би се могла пратити реализација пројекта по питањима финансија, свих набавки и предвиђених активности и припреме за CFS / Audit / PO meeting.

РЕАЛИЗАЦИЈА ПРОЈЕКТА

Да би се испратили трошкови пројекта, као и успешно припремила и архивирала пројектна документација, молимо Вас да о свим планираним службеним путовањима и набавкама било које врсте обавестите Одељење за пројекте на projekti@ipb.ac.rs.
У комуникацији са Big Bllue агенцијом може Вам помоћи наше Одељење – потребно је да нас обавестите о термину путовања и, евентуално, предложите хотел и ми ћемо, у договору са Вама, преузети даљу комуникацију са агенцијом.

Правдање путовања
Уз Путни налог је потребно ОБАВЕЗНО ДОСТАВИТИ и Boarding pass, а за пројектну документацију је обазено имати фотографије са скупа које доказују учешће, као и списак присутних ако је примењиво.

Видљивост
Све презентације, публикације и опрема морају обавезно бити означени на начин наглашен у Grant Agreement. У изради налепница и достављању лога Вам може помоћи наше Одељење.

Хотелски смештај
Еligible трошкови предвиђају смештај у хотелима до 3 звездице. Хотели са 4 звездице изузетно долазе у обзир само ако се цена може оправдати као повољнија понудама Агенције или screenshot-om са Bookinga.

Такси превоз
Такси превоз је Еeligible трошак уколико се може оправдати раним јутарњим или касним вечерњим летом. Поједини ревизори прихватају овакав вид превоза и током осталих термина лета, али наглашавамо да ризик од одбацивања пријављених трошкова постоји уколико се такси до / од аеродома користи током дана.

Набавка опреме

- минимум 25 месеци пре краја пројекта

• Поред напомене да је обавезно обавестити Игора Смолића (javnenabavke@ipb.ac.rs ) и Одељење за пројекте (projekti@ipb.ac.rs) о свакој набавци невезано за тип, цену и количину, важна напомена је и да се сва опрема (која је предвиђена у GA у делу Equipment) мора набавити минимун 25 месеци пре краја пројекта, како би комплетна амортизација (24 месецa за међународне пројекте) истекла током трајања пројекта.
• Као eligible трошак се не пријављује плаћена цена набављене опреме, већ само амортизација коју ће наша служба за рачуноводтсво обрачунати на одређени датум (последњи дан извештајног периода, односно последњи дан трајања пројекта)
• Лалтоп и PC не спадају у Equipment, већ у Сonsumables, осим ако изузетно предлогом пројекта и GA није другачије назначено. Трошкови за Сonsumables пријављују се на основу плаћење нето цене (без ПДВа), а не на основу амортизације.

Ослобађање од ПДВа
Сва опрема (equipment и consumables) и услуге (кетеринг, штампа...) који се плаћају преко европског пројекта ослобођени су плаћања ПДВа. Да би се ово реализовало, непходно је да се ово напомене фирми наручиоцу. Фирма издаје предрачун са исказаним ПДВом, који се затим подноси Пореској управи на ослобађање. Након добијања пореске потврде (након пар дана од подношења), она се шаље мејлом фирми добављачу која издаје рачун без ПДВа, уз одговарајући коментар и позивање на број и датум Потврде.
Овај процес реализује Служба за рачуноводство и Одељење за пројекте, тако да је неопходно обавестити Одељење за пројекте о томе да је наручена роба / услуга кроз пројект.
Фирма наручилац не сме закачити на СЕФ фактуру са исказаним ПДВом! Због тога се ослобађање врши на основу предрачуна.

Царински поступак

У случају да се роба мора набавити дирекрно из иностранства, потребно је, одмах по уговарању набавке, обавестити Одељење за пројете, Јавне набавке и нашег шпедитера фирму „6. Октобар“ – контакт Горан Ђорђевић, goran.djordjevic@6oktobar.com Наше службе ће одмах покренути поступак ослобађања од царине и царинског ПДВа, а шпедитер ће од самог почетка царинске поступке и доставу.
Препорука је да се избегава Амазон зог досадашњег веома лошег искуства.

CERTIFICATE ON THE FINANCIAL STATEMENT (CFS)

По правилима Horizon Europe програма, сви корисници чији је буџет већи од 430.000,00 euros морају добити CFS и приложити га уз завршни финансијски извештај

„A CFS is obligatory for all beneficiaries who request a contribution reaching or exceeding the threshold of 430,000 euros for the entire duration of the action.“

ИФ је до сада успешно добијао овај сетификат након реализације Horizon пројеката и имамо разрађену праксу и механизме за наручивање и уговарање ове услуге.
Трошак CFS ревизије је ELIGIBLE и потребно је урачунати га у пројектне трошкове кроз буџет. Уколико то ипак није урађено, потребно је одвојити средства током трајања пројекта како би овај трошак био плаћен од пројекта.
Неопходно је укључити Одељење за пројекте у овај процес како би се тај трошак реализовао пре самог завршетка пројекта (плаћање) и ослобдио ПДВа.